Con l’attivazione del Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) lo scorso 23 novembre 2021, si è aperta la fase di trasferimento e verifica (trasmigrazione) di dati e documenti delle associazioni iscritte alla data del 22 novembre 2021 nei rispettivi registri delle Organizzazioni di Volontariato (ODV) e delle Associazioni di Promozione Sociale (APS). In questa pagina facciamo il punto sul processo di trasmigrazione a cura degli Uffici del RUNTS.

ODV e APS in trasmigrazione al RUNTS

Come prepararsi al passaggio dai vecchi registri del volontariato e della promozione sociale al RUNTS

Il 21 febbraio 2022 si è concluso il processo di trasmigrazione dei dati nel Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS) delle associazioni iscritte alla data del 22 novembre 2021 nei rispettivi registri delle Organizzazioni di Volontariato (ODV) e delle Associazioni di Promozione Sociale (APS).

Dal 22 febbraio al 20 agosto 2022 gli Uffici competenti sono chiamati a verificare per ogni ente trasmigrato la sussistenza dei requisiti previsti per l’iscrizione al RUNTS: ciascun Ufficio ha quindi 180 giorni di tempo (fino al 20 agosto 2022) per effettuare la verifica degli enti di propria competenza. Tuttavia l’approvazione del Senato lo scorso 4 agosto 2022 della legge di conversione del decreto-legge 73/2022 (Decreto “Semplificazioni”) ha previsto la sospensione dal 1° luglio al 15 settembre 2022 per l’esame delle pratiche del RUNTS, con conseguente slittamento al 5 novembre del termine ultimo per la verifica degli stessi Uffici RUNTS (invece che al 20 agosto).

Nel caso in cui la verifica dei requisiti si concluda positivamente, l’Ufficio dispone l’iscrizione dell’ente nella sezione del RUNTS corrispondente con apposito provvedimento che viene comunicato all’ente interessato.

Qualora l’Ufficio non si sia pronunciato con apposito provvedimento entro i termini procedimentali, l’ente risulta comunque iscritto nella corrispondente sezione delle ODV o delle APS.

Durante la fase di verifica dei requisiti possono presentarsi due situazioni:

  • l’ente è conforme ai requisiti richiesti dal RUNTS e riceve il provvedimento di iscrizione;
  • l’ente riceve una richiesta di integrazione documentale con indicazione delle tempistiche per le comunicazioni all’Ufficio competente del RUNTS

2.1 La richiesta di integrazione

L’Ufficio del RUNTS contatta gli enti tramite i riferimenti di cui dispone: se presso i vecchi registri era stata comunicata, oltre all’indirizzo e-mail, anche la PEC dell’ente, la notifica avverrà attraverso questo canale; diversamente l’Ufficio contatterà l’ente attraverso la posta elettronica ordinaria.

2.1.1 Quando le informazioni dell’ente risultano incomplete

Gli enti a cui è richiesta un’integrazione di informazioni sono inseriti in un elenco pubblicato sul portale del RUNTS (link) ed è aggiornato quotidianamente.

La data di pubblicazione dei dati dell’ente in questo elenco indica:

  1. la sospensione del procedimento di iscrizione dell’ente al RUNTS
  2. la richiesta di integrazione alle informazioni e/o documenti dell’ente per poter procedere all’iscrizione al RUNTS
  3. i tempi per poter rispondere alla richiesta: entro sessanta (60) giorni dalla data di pubblicazione.

L’ente che precedentemente aveva comunicato la propria PEC ai vecchi registri e verifica la presenza dei propri riferimenti nell’elenco di cui sopra, e che non abbia ricevuto alcuna comunicazione tramite PEC dall’Ufficio del RUNTS, può richiedere a quest’ultimo entro 15 giorni dalla pubblicazione dei suoi riferimenti nell’elenco una nuova comunicazione: dal ricevimento della seconda comunicazione decorre il termine di sessanta giorni per rispondere alle richieste.

L’omessa trasmissione delle informazioni e dei documenti richiesti, entro sessanta giorni, comporta la mancata iscrizione dell’ente nel RUNTS che viene comunicata alla PEC dell’ente. Di essa è altresì data notizia sul portale del RUNTS in un’apposita lista degli enti non iscritti.

2.1.2 Nel caso in cui si verificano motivi ostativi generali all’iscrizione

L’Ufficio ne dà comunicazione all’ente assegnandogli dieci (10) giorni per formulare eventuali controdeduzioni o per manifestare la propria intenzione di procedere alla regolarizzazione della situazione, sempre secondo le modalità di comunicazione precedentemente illustrate. A partire dalla comunicazione di intenzione di regolarizzazione, l’ente ha a disposizione sessanta (60) giorni per darne prova.

L’omesso riscontro entro dieci (10) giorni o la mancata regolarizzazione entro sessanta (60) giorni è causa di mancata iscrizione dell’ente nel RUNTS.

2.1.3 Nel caso in cui si verificano motivi ostativi all’iscrizione nella sezione del RUNTS coerente la precedente condizione (ODV/APS)

Si può presentare anche la situazione in cui l’Ufficio può rilevare “motivi ostativi” a dare continuità alla condizione speciale di origine dell’ente (ODV/APS) nelle sezioni corrispondenti del RUNTS, pur risultando in generale conforme ai requisiti richiesti dal Codice del Terzo Settore (CTS). In questo caso l’Ufficio indica all’ente l’iscrizione ad altra sezione del RUNTS. L’ente può entro dieci giorni presentare le proprie controdeduzioni o manifestare la propria volontà di ottenere l’iscrizione nella sezione individuata dall’Ufficio. In ogni caso l’ente può porre in essere le necessarie regolarizzazioni entro sessanta giorni.

Il procedimento di verifica riprende da quando l’ente dà risposta all’Ufficio del RUNTS secondo i tempi sopra descritti, e comunque dopo 10 giorni dalla comunicazione dell’Ufficio in caso di mancata risposta dell’ente.

3.1 Gli atti documentali

L’Ufficio del RUNTS procede alla verifica della sussistenza dei requisiti tramite la documentazione trasmigrata dai registri del volontariato e della promozione sociale.

È importante, quindi, che l’ente in ogni caso verifichi che abbia a disposizione i seguenti documenti e strumenti:

  1. indirizzo PEC intestato all’ente;
  2. i dati per ognuno dei componenti dell’organo di amministrazione: data di nascita, luogo di nascita, codice fiscale, data di nomina
  3. atto costitutivo dell’ente (ricordiamo che qualora l’ente, in ragione della insussistenza dell’atto costitutivo o di particolari motivi idonei a giustificarne l’irrecuperabilità, può predisporre e, in caso di richiesta, depositare apposita documentazione, anche in forma di dichiarazione di insussistenza o di irrecuperabilità effettuata ai sensi degli articoli 46, 47 e 76 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445)
  4. Statuto “adeguato” alle disposizioni del Codice del terzo settore;
  5. il certificato di attribuzione del Codice Fiscale e dell’eventuale P.IVA dell’ente: in questo caso è importante che i dati contenuti nel certificato, ed in particolare quelli relativi al rappresentante legale e alla sede legale, siano aggiornati.

La conversione del Decreto Semplificazioni lo scorso 4 agosto 2022 proroga al 31 dicembre 2022 la scadenza del tempo a disposizione per organizzazioni di volontariato, associazioni di promozione sociale e Onlus per adeguare lo statuto alle previsioni del Codice del Terzo Settore con procedura semplificata (approvazione in assemblea ordinaria delle modifiche). Il termine era già scaduto il 31 maggio scorso.

Qualora nell’ambito dell’adeguamento al CTS, alcune ODV hanno proceduto alla conversione in APS (e viceversa), esercitando l’autonomia privata attraverso l’adozione delle scelte organizzative funzionali al miglior perseguimento dei fini statutari permanendo comunque nel perimetro del Terzo settore:

  1. se è stato chiesto il passaggio dal registro del volontariato a quello delle associazioni di promozione sociale (o viceversa), i dati dell’ente sono trasmigrati all’ufficio del RUNTS secondo le condizioni che derivano dal registro e la verifica della sussistenza dei requisiti avverrà sulla base della documentazione trasmigrata;
  2. se non è stato chiesto il passaggio di registro, si rimane in attesa di specifiche comunicazioni da parte dell’Ufficio competente del RUNTS.

3.2 Gli strumenti digitali indispensabili

Il RUNTS è gestito interamente con modalità telematiche attraverso una piattaforma informatica che garantisce l’identificazione legale degli amministratori, la gestione telematica delle relazioni (istanze) tra l’ente e l’Ufficio del RUNTS. È quindi necessario che l’ente e i suoi amministratori siano dotati dei seguenti strumenti digitali atti a dialogare con la piattaforma:

  • PEC dell’ente: la Posta Elettronica Certificata è il canale di notifica delle comunicazioni tra l’ente e il RUNTS, avendo essa valore legale (le PEC sono equiparate a raccomandate con avviso di ricevimento);
  • SPID della persona che ricopre il ruolo di Legale Rappresentante: l’accesso al portale del RUNTS si effettua esclusivamente autenticandosi con la propria identità digitale unica personale (in alternativa allo SPID si può utilizzare la propria Carta d’Identità Elettronica); il portale riconosce automaticamente l’identità delle persone che rivestono un ruolo nell’ente in base ai dati forniti al registro stesso;
  • Firma digitale della persona che ricopre il ruolo di Legale Rappresentante: le istanze e in molti casi anche i documenti che l’ente presenta al RUNTS devono essere firmate digitalmente dal presidente tramite la propria firma elettronica qualificata che garantisce l’autenticità e integrità del documento.

4.1 Deposito del bilancio

ATTENZIONE! Tutte le ODV e le APS devono depositare il bilancio entro 90 giorni dalla data d’iscrizione al RUNTS (Nota Ministeriale n. 5941 del 5 aprile 2022). Si ricorda che i bilanci devono essere redatti secondo i modelli di bilancio contenuti nel D.M. n. 39 del 5 marzo 2020.

4.2 Eventuale bilancio sociale

Con la medesima tempistica deve essere depositato presso il RUNTS il bilancio sociale, per le ODV e le APS tenute alla redazione di tale documento ai sensi dell’articolo 14, comma 1 del CTS (Codice del Terzo settore). Si menziona che è già vigente l’obbligo di pubblicazione del bilancio sociale 2021 sul proprio sito internet entro il 30 giugno 2022.

4.3 Libri sociali: obbligatori

A norma dell’art. 15 del CTS, gli ETS devono tenere i seguenti libri sociali:

  1. il libro degli associati o aderenti (libro soci);
  2. il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee (libro verbale assemblee), in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico;
  3. il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione (libro verbali consiglio direttivo), dell’organo di controllo, e di eventuali altri organi sociali.

Tali libri sociali non sono oggetto di vidimazione obbligatoria.

Il libro dei soci ha la funzione di individuare, in un dato momento, coloro che aderiscono all’ETS e determina l’applicazione dei diritti e dei doveri nell’ambito del rapporto associativo, nel rispetto di quanto indicato nello statuto. Di conseguenza il libro dei soci deve quantomeno contenere le generalità del socio e i suoi contatti. Naturalmente, qualora l’ETS lo ritenesse opportuno, il libro soci può riportare anche altre informazioni relative il rapporto tra il singolo socio e l’ente di appartenenza (es. l’avvenuto pagamento della quota sociale o la data di approvazione dell’adesione, etc.)

I libri delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e dell’organo di amministrazione hanno invece la funzione di conservare le decisioni (deliberazioni) prese in occasione delle assemblee o delle riunioni dell’organo di amministrazione. Le deliberazioni, generalmente, vengono riassunte in verbali. Tali documenti, per prassi ormai consolidata, contengono alcune informazioni in merito alla gestione:

  • data ora luogo della riunione
  • numero o elenco nominativo dei presenti a seconda che si tratti di verbale di assemblea o dell’organo di amministrazione
  • ordine del giorno, ossia elenco delle deliberazioni oggetto della riunione
  • indicazione della persona che presiede la riunione e indicazione della persona che verbalizza
  • l’andamento della seduta (breve descrizione e i risultati della votazione che ha interessato ogni punto all’ordine del giorno trattato).

4.4 Registro dei volontari non occasionali

Oltre ai libri sociali obbligatori, ogni ETS che ricorra a volontari nelle proprie attività, dovrà predisporre, a norma dell’art. 17 del CTS un registro dei volontari nel quale dovranno essere registrati i volontari non occasionali e che è oggetto ad obbligo di vidimazione da parte di un notaio o un pubblico ufficiale a ciò abilitato.

Il Decreto Ministeriale 6 ottobre 2021 chiarisce che per ciascun volontario dovranno essere indicate le seguenti informazioni:

  • codice fiscale o, in alternative, le generalità, il luogo e la data di nascita
  • la residenza o, in alternativa, il domicilio laddove non coincidente
  • la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato (che deve coincidere con la data di iscrizione e cancellazione dal registro).
Provincia di Bergamo: runts@provincia.bergamo.it
Provincia di Brescia: runts@provincia.brescia.it
Provincia di Como runts@provincia.como.it
Provincia di Cremona: runts@provincia.cremona.it
Provincia di Lecco runts@provincia.lecco.it
Provincia di Lodi runts@provincia.lodi.it
Provincia di Mantova runts@provincia.mantova.it
Città Metropolitana di Milano runts@cittametropolitana.mi.it
Provincia di Monza e Brianza RUNTS@provincia.mb.it
Provincia di Pavia runts@provincia.pv.it
Provincia di Sondrio runts@provinciasondrio.it
Provincia di Varese RUNTS@provincia.va.it

Normativa

Le principali norme con le indicazioni del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
  • DM 15 settembre 2020 n. 106 Definizione delle procedure di iscrizione degli enti, delle modalità di deposito degli atti, delle regole per la predisposizione, la tenuta, la conservazione del Registro unico nazionale del Terzo settore.
  • DD 26 ottobre 2021 n. 561 Individuazione della data di avvio del Registro unico nazionale del Terzo settore (RUNTS)

Strumenti

Strumenti, schede e servizi per comprendere e applicare la normativa

Servizio SPID, PEC, firma digitale

``SPID in ogni dove`` MigliorAttivaMente

RUNTS: lista enti iscritti

Schemi di bilancio per ETS

Guide al RUNTS

RUNTS: guida all'iscrizione di un nuovo ente

RUNTS: guida ESTESA all'iscrizione di un nuovo ente

RUNTS: guida al deposito del bilancio d'esercizio post-trasmigrazione

RUNTS: guida ESTESA al deposito del bilancio d'esercizio post-trasmigrazione

RUNTS: guida all'invio della distinta di un'istanza

RUNTS: guida all'accesso con SPID di PosteID

Conversione file in PDF/A

Approfondimenti

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